La función de recepción de documentos consta de cuatro pasos básicos: el recibo propiamente dicho, la radiación, el registro y la distribución o reparto.

Recibo: la documentación es recibida de forma directa, personalmente o a través de los apartados aéreos y los servicios de correo especializado. 
La primera tarea que debe seguirse en el recibo de la documentación es la clasificación de la correspondencia, la cual puede agruparse así: 
*Correspondencia externa 
* Correspondencia interna 
* Folletos, publicaciones, paquetes 
* Correspondencia personal 
* Correspondencia confidencial de carácter institucional 
El objeto de esta clasificación es continuar con el segundo paso que es la radiación. 
Radiación: consiste en asignarle al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse anualmente. 
Otros pasos en la radiación es colocar la fecha en el cual se recibe el documento. Esta información es importante porque es a partir de este momento cuando se inicia la responsabilidad de la entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y propiedad de la comunicación y, en muchos casos, la entidad adquiere el uso y la propiedad de la comunicación y, en muchos casos la fecha de elaboración de la correspondencia no coincide con la de la recepción. 
Registro: cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de correspondencia en forma automatizada, el programa permite almacenar y mantener actualizada la información sobre la correspondencia recibida y despachada. Facilita su consulta en varios conceptos: fecha, remitente, destinatario, número de radiación, etc. 
* Hacer las observaciones pertinentes en el radicado, cuando las comunicaciones llegan sin firma. 
*Verificar que los anexos enunciados estén completos. 
Distribución o reparto: el último paso dentro del proceso de recibo de correspondencia es su distribución o reparo. Uno de los procedimientos mas prácticos es utilizar un casillero con el nombre de las dependencias o sus códigos, según el caso donde se organiza la correspondencia que se recibe.