La función de recepción de documentos consta de cuatro pasos básicos: el recibo propiamente dicho, la radiación, el registro y la distribución o reparto.

Recibo: la documentación es recibida de forma directa, personalmente o a través de los apartados aéreos y los servicios de correo especializado. 
La primera tarea que debe seguirse en el recibo de la documentación es la clasificación de la correspondencia, la cual puede agruparse así: 
*Correspondencia externa 
* Correspondencia interna 
* Folletos, publicaciones, paquetes 
* Correspondencia personal 
* Correspondencia confidencial de carácter institucional 
El objeto de esta clasificación es continuar con el segundo paso que es la radiación. 
Radiación: consiste en asignarle al documento un número mediante el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse anualmente. 
Otros pasos en la radiación es colocar la fecha en el cual se recibe el documento. Esta información es importante porque es a partir de este momento cuando se inicia la responsabilidad de la entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y propiedad de la comunicación y, en muchos casos, la entidad adquiere el uso y la propiedad de la comunicación y, en muchos casos la fecha de elaboración de la correspondencia no coincide con la de la recepción. 
Registro: cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de correspondencia en forma automatizada, el programa permite almacenar y mantener actualizada la información sobre la correspondencia recibida y despachada. Facilita su consulta en varios conceptos: fecha, remitente, destinatario, número de radiación, etc. 
* Hacer las observaciones pertinentes en el radicado, cuando las comunicaciones llegan sin firma. 
*Verificar que los anexos enunciados estén completos. 
Distribución o reparto: el último paso dentro del proceso de recibo de correspondencia es su distribución o reparo. Uno de los procedimientos mas prácticos es utilizar un casillero con el nombre de las dependencias o sus códigos, según el caso donde se organiza la correspondencia que se recibe.

tipos de carpetas

CARPETAS COLGANTES: tiene un doble soporte de plástico en la parte superior cuyo objetivo es permitir su colocación sobre las guías de un bastidor para su ordenacion y movilidad.

• CARPETA SIMPLE: es el tipo de carpeta mas utilizado, donde se guarda en forma ordenada la correspondencia y demás documentos

CARPETAS DE FUELLE: se utilizan para guardar documentos y papeles en orden alfabético o numérico, antes de ser trasladados a sus carpetas definitivas de archivo

CARPETA ARCHIVADORA A-Z: son carpetas de pastas bastante duras, dispone de dos fuertes ganchos de presión para archivar los documentos

1. MARBETE: pedaz de papel que identifica el contenido de la capeta se coloca en la pestaña o lengüeta de la carpeta.

LA GUÍA: señala las divisiones del archivador puede ser alfabética numérica y cronológica

ARCHIVADORES

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organizacion de documentos jhon

Definición

Es un proceso técnico archivista que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub-series documentales.

Clasificar documentos: Significa separarlos o dividirlos en clases o grupos que sean susceptibles de sub-divisiones, teniendo en cuenta la estructura orgánica y/o las funciones institucionales.

Ordenar documentos:Se entiende por unir y relacionar los elementos de cada grupo mediante el sistema más conveniente: ordenamiento alfabético, numérico, alfanumérico, cronológico, etc.

Signar documentos:Es asignarles símbolos de codificación para su rápida identificación (por unidades orgánicas, por series documentales, etc.). Pueden ser letras o números o la combinación de ambos.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTALES. Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nos permitirá brindar además un eficiente y eficaz servicio de información.